Laut § 57 BGB muss die Satzung eines eingetragenen Vereins bestimmte Mindestanforderungen erfüllen. Sie muss den Vereinsnamen festlegen, den Zweck des Vereins definieren, den Sitz des Vereins bestimmen und die Absicht beinhalten, dass der Verein eingetragen werden soll.
Name
Der Name des Vereins kann grundsätzlich von den (Gründungs-)Mitgliedern frei gewählt werden. Er darf jedoch keine irreführenden Angaben über Größe, Art oder Alter des Vereins enthalten und sollte sich deutlich von anderen Vereinen in der gleichen Region unterscheiden.
Zweck
Der Vereinszweck ist der grundlegende Leitgedanke des Vereins und beschreibt die Ziele, die der Verein erreichen möchte. Der Zweck entscheidet auch darüber, ob der Verein als gemeinnützig anerkannt wird. Für eine Anerkennung als gemeinnützig muss der Zweck einem der in § 52 AO genannten Zwecke entsprechen.
Wichtig: Die Finanzverwaltung verlangt, dass konkrete Maßnahmen zur Erreichung des Vereinszwecks in der Satzung aufgeführt werden. Wenn mehrere Zwecke angegeben sind, muss für jeden Zweck mindestens eine Maßnahme genannt werden.
Sitz
Der Vereinssitz bestimmt die gerichtliche und behördliche Zuständigkeit. Eine genaue Adresse muss in der Satzung nicht angegeben werden; die Ortsangabe genügt. Zusätzlich zum Sitz des Vereins kann ein Verwaltungssitz existieren, an dem die organisatorischen Aufgaben des Vereins erledigt werden.
Eintragungswille
Soll der Verein in das Vereinsregister eingetragen werden, muss die Satzung eine entsprechende Erklärung enthalten.
Eine Vereinsordnung ist eine ergänzende Regelung zur Satzung, die bestimmte Aspekte des Vereinslebens detaillierter festlegt. Sie wird besonders dann sinnvoll, wenn für einen Bereich viele spezifische Regelungen erforderlich sind, die die Satzung zu umfangreich machen würden, wie zum Beispiel bei Wahlverfahren. Auch für flexible und regelmäßig anzupassende Regelungen, wie etwa die Höhe und Fälligkeit der Mitgliedsbeiträge, ist eine Vereinsordnung hilfreich.
Vereinsordnungen dienen der konkreten Ausgestaltung der in der Satzung festgelegten Grundsätze und füllen diese mit Details aus. Sie sind nicht ins Vereinsregister einzutragen, haben jedoch für die Mitglieder dieselbe Verbindlichkeit wie die Satzung selbst. Wichtig ist, dass sie der Satzung nicht widersprechen oder diese einschränken dürfen.
Da Vereinsordnungen nicht beim Vereinsregister eingetragen werden müssen, sind sie leichter zu ändern als die Satzung. Das Verfahren zur Änderung einer Vereinsordnung kann in der Satzung festgelegt werden, z.B. durch einen einfachen Vorstandsbeschluss. Dadurch bleibt die Satzung übersichtlich, während detaillierte Regelungen, die nur bestimmte Teilbereiche betreffen, flexibel angepasst werden können.
Typische Vereinsordnungen umfassen Geschäftsordnungen für den Vorstand, Wahlordnungen, Beitragsordnungen, Finanzordnungen, Spielordnungen oder Reisekostenordnungen.
Die Satzung eines Vereins ist nicht unveränderlich. Im Laufe der Zeit können Anpassungen erforderlich werden, etwa um auf neue Entwicklungen oder digitale Anforderungen zu reagieren. Eine Satzungsänderung ist jedoch nicht ohne weiteres möglich und erfordert eine Reihe von formalen Schritten. Bereits jede Umformulierung des bestehenden Textes, sowie Ergänzungen oder Streichungen von Regelungen, zählen als Satzungsänderung. Gründe für eine Satzungsänderung können beispielsweise sein:
die Erweiterung des Vorstands oder Anpassung der Aufgabenbereiche,
die Verlegung des Vereinssitzes,
die Bildung einer Jugendvertretung,
das Wegfallen von Regelungen, die nicht mehr relevant sind.
Eine Satzungsänderung erfolgt in fünf Schritten:
Vorprüfung durch einen Rechtsanwalt oder Steuerberater, das Vereinsregister, das Finanzamt und ggf. den Dachverband des Vereins.
Ankündigung der Satzungsänderung in der Einladung zur Mitgliederversammlung, inklusive einer Darstellung der konkret geplanten Änderungen.
Beschlussfassung und Protokollierung der Satzungsänderung in der Mitgliederversammlung.
Notarielle Beglaubigung des Antrags auf Satzungsänderung.
Eintragung der Satzungsänderung ins Vereinsregister.
Damit die Satzungsänderung wirksam wird, müssen die Schritte 2 bis 5 ordnungsgemäß durchgeführt werden. Die Vorprüfung dient lediglich dazu, mögliche Beanstandungen im Vorfeld zu klären.
Nur die Mitgliederversammlung, nicht der Vereinsvorstand, hat die Befugnis, eine Satzungsänderung wirksam zu beschließen. Daher müssen alle Vereinsmitglieder im Vorfeld über die geplante Änderung informiert werden, und zwar bereits in der Einladung zur Mitgliederversammlung.
In der Einladung muss die Satzungsänderung explizit als Tagesordnungspunkt aufgeführt werden. Zudem müssen der betroffene Satzungsparagraph und die geplante Änderung klar benannt werden. Es ist ratsam, die Satzung mit den vorgesehenen Änderungen als Anlage beizufügen, um den Mitgliedern eine klare Übersicht zu geben.
Achten Sie darauf, die in der Satzung festgelegte Form der Einladung sowie die vorgeschriebene Einladungsfrist zur Mitgliederversammlung einzuhalten, um die Rechtsgültigkeit der Einladung zu gewährleisten.
Falls die aktuelle Satzung keine spezifischen Vorgaben zur Beschlussfassung enthält, gelten die gesetzlichen Bestimmungen, nach denen für eine Satzungsänderung eine Mehrheit von drei Vierteln der abgegebenen Stimmen erforderlich ist (§ 33 Abs. 1 BGB).
In der Mitgliederversammlung darf nur über diejenigen Satzungsänderungen abgestimmt werden, die zuvor in der Einladung angekündigt wurden. Der Vorstand muss die Versammlung ordnungsgemäß leiten und dafür sorgen, dass sie gewissenhaft protokolliert wird.
Bevor die Beschlussfassung erfolgt, müssen die neuen Formulierungen für alle verständlich verlesen oder alternativ den Mitgliedern bereits im Vorfeld schriftlich zur Verfügung gestellt werden. Das Protokoll der Mitgliederversammlung muss den genauen Wortlaut der beschlossenen Satzungsänderung wiedergeben und von den dafür vorgesehenen Personen, in der Regel dem Vorstand, unterzeichnet werden.
Wichtig: Diese Niederschrift wird für die Eintragung der Satzungsänderung ins Vereinsregister benötigt.
Die Satzungsänderung wird erst mit der Eintragung ins Vereinsregister rechtswirksam. Dafür müssen die Vorstandsmitglieder die Vereinsregisteranmeldung in vertretungsberechtigter Zahl unterschreiben und notariell beglaubigen lassen. Diese Anmeldung ist beim Amtsgericht einzureichen – eine amtliche Beglaubigung allein reicht nicht aus. Das Registergericht prüft abschließend, ob die Satzungsänderung ordnungsgemäß durchgeführt wurde und den gesetzlichen Anforderungen entspricht.
Notariell beglaubigte Vereinsregisteranmeldung (inkl. Angabe der Registernummer)
Kopie des Protokolls der Mitgliederversammlung, in der die Änderung beschlossen wurde
Kopie der neuen Satzung
Ggf. Kopie der aktuellen Freistellungsbescheinigung vom Finanzamt (abhängig vom zuständigen Registergericht)
Ggf. Kopie der Einladung zur Mitgliederversammlung (abhängig vom zuständigen Registergericht)
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