Wer übernimmt im Verein welche Aufgaben – und wer trifft die Entscheidungen? Damit ein Verein handlungsfähig und geordnet arbeiten kann, schreibt das Vereinsrecht eine klare Organisationsstruktur vor.
Zwei Organe sind gesetzlich vorgeschrieben (§§ 26, 32 BGB): Der Vorstand und die Mitgliederversammlung
Der Vorstand
Der Vorstand ist – neben der Mitgliederversammlung – eines der beiden gesetzlich vorgeschriebenen Organe jedes Vereins. In der Regel wird er durch die Mitgliederversammlung gewählt („bestellt“) und ins Vereinsregister eingetragen (§ 64 BGB). Der Vorstand kann aus einer oder mehreren Personen bestehen – die Mehrpersonenbesetzung ist jedoch üblich, da sie eine interne Beratung und Kontrolle ermöglicht.
Besteht der Vorstand nur aus einer Person, droht im Krankheits- oder Todesfall eine Handlungsunfähigkeit des Vereins. In solchen Fällen kann das zuständige Amtsgericht gemäß § 29 BGB eine Notbestellung von Vorstandsmitgliedern vornehmen, um die Vereinsführung vorübergehend zu sichern.
Übrigens: Auch Personen, die nicht Mitglied im Verein sind, können ein Vorstandsamt übernehmen – es sei denn, die Satzung schließt dies ausdrücklich aus.
Rechte und Aufgaben des Vorstands
Der Vorstand ist laut § 26 BGB das zentrale Geschäftsführungsorgan des Vereins. Er ist für alle Aufgaben zuständig, die dem Vereinszweck dienen, soweit sie nicht ausdrücklich einem anderen Organ (z. B. der Mitgliederversammlung) zugewiesen sind.
Zudem vertritt der Vorstand den Verein gerichtlich und außergerichtlich. Diese sogenannte Vertretungsmacht kann durch die Satzung eingeschränkt werden – jedoch nur insoweit, dass die Handlungsfähigkeit des Vereins nicht gefährdet wird. Solche Beschränkungen sind nur dann wirksam, wenn sie im Vereinsregister eingetragen wurden.
Haftung und Rechenschaftspflicht
Mit dem Vorstandsamt gehen nicht nur Rechte, sondern auch weitreichende Pflichten einher.
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Der Vorstand ist an die Beschlüsse der Mitgliederversammlung gebunden.
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Er muss regelmäßig Bericht erstatten und eine ordnungsgemäße Rechnungslegung vorlegen.
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Er unterliegt einer Auskunfts- und Rechenschaftspflicht gegenüber den Mitgliedern.
Verstößt der Vorstand gegen seine Pflichten – etwa durch fahrlässiges oder vorsätzliches Fehlverhalten – kann er persönlich haftbar gemacht werden. Dabei droht im schlimmsten Fall eine Haftung mit dem Privatvermögen, zum Beispiel bei steuerlichen Vergehen des Vereins.
Die Mitgliederversammlung
Neben dem Vorstand ist die Mitgliederversammlung eines der beiden gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtorgane eines Vereins (§ 32 BGB) – und zugleich das höchste Entscheidungsgremium. Sie ist für alle grundlegenden Angelegenheiten des Vereins zuständig.
Ein Verein ist gesetzlich verpflichtet, regelmäßig eine Mitgliederversammlung einzuberufen. Wie häufig sie stattfinden muss – in der Regel mindestens einmal jährlich – sowie Form und Frist der Einladung legt die Satzung fest.
Typische Aufgaben der Mitgliederversammlung:
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Wahl und Abberufung des Vorstands
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Beschlussfassung über Satzungsänderungen und Änderungen des Vereinszwecks
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Entscheidung über die Auflösung des Vereins
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Entgegennahme von Berichten und Entlastung des Vorstands
Formvorschriften: Einladung und Wirksamkeit
Wichtig: Alle stimmberechtigten Mitglieder müssen ordnungsgemäß und fristgerecht eingeladen werden – gemäß den Vorgaben der Satzung. Andernfalls sind auf der Versammlung gefasste Beschlüsse unwirksam.
Beschlussfassung – Mehrheiten nach BGB
Sofern die Satzung keine abweichenden Regelungen trifft, gelten die gesetzlichen Vorgaben aus dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB):
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Einfache Beschlüsse: relative Mehrheit der anwesenden Stimmen
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Satzungsänderungen / Vereinsauflösung: ¾-Mehrheit der anwesenden Mitglieder
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Änderung des Vereinszwecks: Zustimmung aller Vereinsmitglieder erforderlich
Für Änderungen am Vorstand, an der Satzung oder am Vereinszweck ist ein notariell beglaubigtes Protokoll notwendig, das zusammen mit dem Antrag auf Eintragung beim Vereinsregister eingereicht werden muss.
Virtuelle Mitgliederversammlung – rechtlich zulässig
Mit einer entsprechenden Satzungsregelung kann die Mitgliederversammlung auch online bzw. virtuell durchgeführt werden. Während der Jahre 2020 und 2021 wurde dies durch Sonderregelungen auch ohne Satzungsgrundlage ermöglicht, um Vereinen in der Corona-Pandemie flexibles Handeln zu ermöglichen.
Grundsätzlich gilt: Eine virtuelle Versammlung ist rechtlich der Präsenzveranstaltung gleichgestellt – sofern die Satzung dies zulässt und die Durchführung technisch zuverlässig gewährleistet ist.
Besondere Vertreter (§ 30 BGB):
Der besondere Vertreter ist – wie der Vorstand oder die Mitgliederversammlung – ein Vereinsorgan. Im Gegensatz zu diesen beiden handelt es sich jedoch nicht um ein gesetzlich vorgeschriebenes Pflichtorgan, sondern um ein fakultatives Organ, das durch die Satzung geschaffen werden kann (§ 30 BGB).
Abgegrenzte Aufgabenbereiche
Ein besonderer Vertreter übernimmt ausschließlich bestimmte, klar definierte Aufgaben im Namen des Vereins. Die Satzung muss seinen Tätigkeits- und Verantwortungsbereich genau festlegen. Typische Beispiele sind:
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die Leitung einer Abteilung (z. B. einer Tennis- oder Jugendabteilung in einem Sportverein)
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die Führung eines nicht selbstständigen Orts- oder Regionalverbands
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die Organisation eines bestimmten Sachgebiets in der Vereinsverwaltung
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die Leitung eines wirtschaftlichen Nebenbetriebs (z. B. Vereinsgaststätte oder Shop)
Wichtig: Ein besonderer Vertreter darf nicht für sämtliche Geschäfte des Vorstands bestellt werden – seine Zuständigkeit muss immer auf einen Teilbereich beschränkt bleiben.
Selbstständigkeit und Weisungsbindung
Besondere Vertreter handeln innerhalb ihres Aufgabenbereichs eigenverantwortlich, können aber – anders als der Vorstand – den Weisungen anderer Vereinsorgane (meist des Vorstands) unterliegen.
Eintragung ins Vereinsregister
Sowohl die Bestellung des besonderen Vertreters als auch der Umfang seiner Vertretungsmacht müssen im Vereinsregister eingetragen werden, um rechtswirksam zu sein.
Der besondere Vertreter bietet eine flexible Möglichkeit, Aufgaben im Verein delegiert zu organisieren – besonders bei größeren oder komplex strukturierten Vereinen. Damit entlastet er den Vorstand, ohne dessen Gesamtverantwortung aufzuheben.